Office Manager / Chargé(e) des services généraux (H/F)

Montrouge

Office Manager – Siège & Réseau d’Agences (H/F)

Périmètre : Groupe Ouihelp 📍 CDI – Siège (92)

🏢 À propos du groupe

Le groupe Ouihelp est un acteur majeur du maintien à domicile pour les personnes en situation de dépendance. Le groupe rassemble aujourd’hui les marques Ouihelp, Joya et ONELA , avec une ambition forte : améliorer le quotidien des bénéficiaires et accompagner les équipes terrain dans un environnement structuré, performant et humain.

Dans le cadre de la récente structuration du service Achats & Services Généraux , et sous la direction de Guillaume, Directeur Achats & Services Généraux du groupe , nous recherchons un(e) Office Manager pour accompagner le pilotage opérationnel des services généraux.

Les missions du poste se concentreront d’abord sur le périmètre ONELA (siège & agences), puis évolueront ensuite vers un périmètre groupe.

🎯 Votre rôle

Véritable chef d’orchestre du quotidien, vous garantissez le bon fonctionnement des services généraux et accompagnez les agences sur les sujets liés à l’environnement de travail, aux équipements, à la logistique et à la coordination opérationnelle.

Vous intervenez dans un contexte de structuration et de professionnalisation de la fonction Achats et Services Généraux, avec des interactions régulières avec l’ensemble des équipes du groupe, et en particulier les équipes Opérations (réseaux d’agences), Marketing, RH et Finance.

🚀 Vos missions principales

1. Pilotage des services généraux (siège & agences)

Piloter l’ensemble des services généraux du siège et des agences(maintenance, propreté, fournitures, équipements, consommables, sécurité, etc.)

Garantir un environnement de travail fonctionnel, sécurisé et agréable pour les collaborateurs

Superviser les prestataires et contrats associés (nettoyage, maintenance, sécurité, mobilier, déchets, etc.)

Assurer le suivi des demandes opérationnelles des agences et du siège

2. Gestion de la flotte automobile

Assurer la bonne coordination entre le gestionnaire de flotte externe (Fleeter) et les utilisateurs internes

Veiller au bon déroulement des demandes liées aux véhicules : livraisons, restitutions, renouvellements, sinistres, entretien, cartes carburant, etc.

Être le point de contact opérationnel entre les collaborateurs, le fleeter et les prestataires associés

Participer au suivi des indicateurs de performance et à l’amélioration de l’expérience utilisateur flotte

3. Gestion immobilière & aménagements

Assurer le suivi opérationnel des sites (baux, travaux, maintenance, conformité, sécurité)

Participer aux projets d’aménagement, d’ouverture, de fermeture ou de déménagement d’agences

Coordonner les échanges avec les bailleurs, syndics, prestataires et interlocuteurs locaux

Veiller à la bonne tenue documentaire et contractuelle des sites

4. Fournitures, équipements & services aux collaborateurs

Piloter les achats de fournitures, mobiliers et équipements nécessaires au bon fonctionnement des équipes

Assurer la gestion des stocks et des dotations collaborateurs

Participer à l’amélioration continue de l’expérience collaborateur sur les sujets environnement de travail

5. Support opérationnel aux agences

Être le point de contact privilégié des agences sur les sujets Services Généraux

Apporter conseil, support et accompagnement opérationnel aux équipes terrain

Garantir l’harmonisation des pratiques et standards sur le périmètre

6. Projets transverses & amélioration continue

Participer aux projets groupe liés aux achats et services généraux (harmonisation fournisseurs, outils, process, reporting…)

Contribuer à l’optimisation des coûts et à la rationalisation des prestations

Participer au suivi budgétaire et à l’analyse des dépenses

Être force de proposition dans l’amélioration des process et de l’organisation

👤 Votre profil

Formation Bac +2/3 en gestion, services généraux, immobilier, logistique ou équivalent

Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement dans un environnement multisites

Excellente organisation, rigueur et sens des priorités

Forte autonomie et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle

Sens du service, réactivité et aisance relationnelle

Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion

⭐ Ce que nous offrons

Un poste transverse et structurant au sein d’un groupe en forte croissance

Une diversité de missions à fort impact opérationnel

Un environnement dynamique, bienveillant et en transformation

Une forte autonomie et des perspectives d’évolution au sein du groupe

La possibilité de participer à la structuration d’une fonction stratégique

📄 Type de contrat

CDI cadre au forfait jours

Poste basé au siège (92) - Télétravail possible

Déplacements à prévoir sur les agences et les autres entités du groupe.

Salaire entre 31 et 35K selon profil et expériences

Poste à pourvoir dès que possible

🎁 Un programme de formation performant et adapté :

Intégration : Parcours d'intégration via la Ouihelp Academy

Parcours de formation continue via notre plateforme Ouilearn

Parcours de carrière avec évolution et mobilité interne possible

🤝 Process de recrutement:

un entretien téléphonique ou visio avec Margot - Chargée de recrutement siège

un entretien visio avec Guillaume - Directeur des achats

une étude de cas

un entretien physique avec Thibault - DAF

prise de références

GO !